Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, avec pour objectif de renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens. Il impose aux entreprises de nouvelles responsabilités et oblige à une mise en conformité, sous peine de sanctions. Découvrez les implications du RGPD pour les sociétés, ainsi que les conseils d’un avocat pour aborder sereinement cette nouvelle réglementation.
Les principales dispositions du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux qui visent à garantir la protection des données personnelles dans l’ensemble de l’Union européenne. Parmi les dispositions majeures du règlement, on peut citer :
- L’application extraterritoriale : le RGPD s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de résidents européens, qu’elles soient situées dans l’UE ou non.
- La notion de responsabilité (ou « accountability ») : les entreprises doivent être en mesure de démontrer leur conformité au RGPD, notamment par la mise en place d’une documentation appropriée et d’une organisation interne spécifique.
- Le principe de minimisation des données : il convient de ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités du traitement.
- Le consentement éclairé et explicite : la collecte et le traitement des données personnelles doivent être fondés sur le consentement libre, spécifique et informé de la personne concernée.
- Le droit à l’oubli et la portabilité des données : les personnes concernées doivent pouvoir demander la suppression de leurs données ou leur transfert à un autre prestataire.
- La protection des données dès la conception (ou « privacy by design ») : les entreprises doivent intégrer la protection des données personnelles dès la conception de leurs produits et services.
- La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) : certaines entreprises sont tenues de nommer un DPO pour superviser la conformité au RGPD et conseiller les dirigeants.
- Les sanctions en cas de non-conformité : les entreprises encourent des amendes pouvant atteindre 4 % de leur chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
Les nouvelles responsabilités des sociétés
Le RGPD a introduit plusieurs nouvelles responsabilités pour les entreprises, qui doivent notamment :
- Mettre en place une gouvernance interne adaptée, avec notamment la nomination d’un DPO si nécessaire, et impliquer l’ensemble des collaborateurs dans le respect du RGPD.
- Réaliser une cartographie des traitements de données personnelles effectués au sein de l’entreprise, afin d’identifier les risques potentiels et définir les actions correctives à mettre en œuvre.
- Réviser et adapter les contrats avec les sous-traitants et les partenaires, pour s’assurer que ces derniers respectent également le RGPD et garantissent la sécurité des données personnelles confiées.
- Établir une politique de conservation et d’archivage des données, en veillant à respecter les durées légales de conservation et à supprimer régulièrement les données obsolètes ou inutiles.
- Assurer la sécurité des systèmes d’information et mettre en place des procédures de gestion des incidents, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de violation de données personnelles.
Les conseils d’un avocat pour se conformer au RGPD
Pour aborder sereinement la mise en conformité au RGPD, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
- Effectuer un audit de l’existant : il convient d’identifier les traitements de données personnelles en cours au sein de l’entreprise, ainsi que les risques potentiels associés. Cet audit doit être réalisé avec l’aide des collaborateurs concernés (direction informatique, juridique, marketing…).
- Définir un plan d’action : une fois l’état des lieux réalisé, il est nécessaire d’établir un plan d’action détaillé pour remédier aux éventuelles non-conformités identifiées. Ce plan doit être validé par la direction de l’entreprise et impliquer l’ensemble des services concernés.
- Mettre en œuvre le plan d’action : la mise en conformité nécessite généralement une refonte des processus internes et une adaptation du système d’information. Il est important de prévoir un budget et des ressources spécifiques pour mener à bien ces actions.
- Former et sensibiliser les collaborateurs : la réussite de la mise en conformité au RGPD passe par l’implication de l’ensemble des collaborateurs, qui doivent être formés aux enjeux de la protection des données personnelles et aux bonnes pratiques à adopter.
- Assurer un suivi régulier : la conformité au RGPD est un processus continu, qui nécessite une veille réglementaire et une actualisation régulière des processus internes. Le DPO, s’il a été nommé, doit jouer un rôle central dans ce suivi.
Enfin, il peut être utile de solliciter l’accompagnement d’un avocat spécialisé en droit des nouvelles technologies, afin de bénéficier d’un conseil expert pour sécuriser juridiquement la démarche de mise en conformité.
Le RGPD a profondément modifié le paysage de la protection des données personnelles, en imposant aux entreprises de nouvelles responsabilités et obligations. La mise en conformité au règlement est un enjeu crucial pour éviter les sanctions et préserver la confiance des clients et partenaires. Pour y parvenir, il est essentiel d’adopter une approche structurée et collaborative, soutenue par un accompagnement juridique adapté.